À retenir
- Conserver des identifiants stables et documenter chaque correspondance source-cible.
- Séparer données actives, historique utile et informations à écarter selon la politique autorisée.
- Rapprocher les tâches ouvertes et faire approuver les écarts avant la bascule.
1. Décider ce qui doit réellement migrer
La gouvernante et le responsable informatique établissent un inventaire des objets utiles : chambres, bâtiments, zones, utilisateurs, rôles, références d’équipements nécessaires et tâches encore actives. Chaque ensemble possède un propriétaire métier. Le fournisseur confirme les formats acceptés et les éléments importables ; la présence d’une rubrique dans un ancien outil ne garantit pas son équivalent dans le nouveau.
Pour l’historique, choisir entre reprise, archive autorisée et exclusion. Un commentaire ancien peut contenir des informations personnelles sans utilité actuelle. La décision d’archivage doit préciser les accès, le support et la durée fixée par la politique applicable. Le nettoyage n’autorise pas à supprimer arbitrairement un document que l’hôtel doit conserver.
2. Construire le tableau source-cible
| Objet | Source | Cible et transformation | Contrôle |
|---|---|---|---|
| Chambre | Identifiant interne et numéro affiché | Identifiant cible ; préserver les zéros utiles | Une correspondance par chambre |
| Zone | Libellé étage ou bâtiment | Nomenclature approuvée | Aucune chambre active sans zone |
| Utilisateur | Compte et situation actuelle | Compte autorisé et rôle revu | Validation du responsable |
| Équipement référencé | Code et emplacement | Référence importable confirmée | Pas d’association à une mauvaise chambre |
| Tâche ouverte | Identifiant, état, responsable | État cible et propriétaire | Continuité de traitement explicite |
Ajouter au tableau la règle des valeurs absentes. Une cellule vide ne doit pas devenir automatiquement « terminé » ou « aucune anomalie ». Documenter aussi le fuseau horaire et le format des dates lorsqu’ils servent à comprendre une échéance ou l’ordre des événements.
3. Corriger les données avec une trace de décision
Travailler sur une copie autorisée et protéger l’export. Pour chaque correction, enregistrer l’ancien contenu, la nouvelle valeur, le motif et l’approbateur. Les doublons se traitent d’après les identifiants et leur contexte, pas uniquement d’après un nom similaire. Deux chambres « 12 » dans des bâtiments différents ne sont pas nécessairement un doublon.
Exemple fictif : l’hôtel compte 80 chambres actives. L’export contient 82 lignes : 80 chambres, une ancienne chambre devenue réserve et une copie accidentelle. Le responsable confirme les 80 chambres à reprendre ; la réserve est traitée séparément selon les objets disponibles dans la cible ; la copie est écartée avec justification. Importer 82 lignes puis masquer les erreurs laisserait une ambiguïté dans les affectations.
4. Faire un import d’essai et rapprocher les résultats
Le fournisseur réalise l’essai dans l’environnement convenu. Comparer le nombre d’objets, mais aussi leurs relations : une tâche rattachée à la mauvaise chambre peut passer un simple contrôle de total. Vérifier les cas particuliers, les changements de bâtiment, les caractères accentués et les tâches avec pièces jointes, si leur reprise est prévue.
La CNIL demande de vérifier l’intégrité des sauvegardes. Conserver une copie de référence exploitable pour le rapprochement et convenir avec les fournisseurs de la restauration possible. Une exportation réussie ne prouve pas, seule, que l’ancien service peut être remis en fonctionnement.
5. Fermer les écarts avant l’utilisation quotidienne
Le jour prévu, relever les modifications intervenues depuis l’essai et reprendre ce différentiel selon une procédure convenue. Chaque tâche ouverte reçoit un identifiant cible ou une consigne de traitement hors import. La gouvernante vérifie la distribution par zone ; le responsable technique confirme ses interventions ; l’administrateur vérifie les droits.
La migration est close lorsque les écarts sont résolus ou explicitement acceptés, que les tâches actives ont un propriétaire et que la référence finale est archivée de façon autorisée. Ce travail de données prépare la digitalisation du housekeeping, mais ne remplace pas la formation des équipes ni la validation du fonctionnement des interfaces.
Questions fréquentes
Faut-il reprendre tous les anciens commentaires ?
Non. Examiner leur utilité opérationnelle, les obligations de conservation et les données personnelles présentes. Les règles de reprise doivent être approuvées avant l’export final.
Que faire si une donnée ne possède pas de champ cible ?
Documenter l’écart et décider avec le métier d’une solution autorisée : champ compatible confirmé, archive consultable ou traitement séparé. Ne pas détourner un champ au risque de rendre le contenu trompeur.
