Politique de confidentialité

1. Qui traite vos données ?

RoomChecking est responsable des traitements liés à la gestion du site www.roomchecking.com, aux demandes qui lui sont adressées et à ses communications. Pour toute question relative à vos données, contactez contact@roomchecking.com.

Cette page concerne le site de présentation de RoomChecking. Les traitements réalisés dans la plateforme HOPR pour le compte d’un établissement hôtelier relèvent également des informations et documents contractuels applicables à ce service. Pour les données gérées par votre employeur ou votre hôtel dans la plateforme, adressez-vous en premier lieu à cet établissement.

2. Quelles données utilisons-nous ?

Lorsque vous nous contactez ou demandez une démonstration, nous utilisons les informations que vous renseignez : coordonnées professionnelles, établissement, fonction, message et informations nécessaires à l’organisation de l’échange. Seules les données indiquées comme obligatoires dans le formulaire sont nécessaires au traitement de la demande.

Lorsque vous vous inscrivez à la newsletter, nous utilisons votre adresse e-mail pour vous envoyer les communications demandées. Vous pouvez demander votre désinscription à tout moment.

La consultation du site génère aussi des données techniques nécessaires à son affichage et à sa sécurité : adresse IP, date de la requête, page demandée et informations techniques du navigateur. Les données de mesure d’audience sont décrites ci-dessous.

3. Pour quelles finalités et sur quelles bases ?

Nous traitons les demandes de démonstration et de renseignements afin de répondre à votre sollicitation et, le cas échéant, de préparer une relation contractuelle. Les échanges professionnels et la protection du site reposent sur l’intérêt légitime de RoomChecking à gérer son activité et à sécuriser ses services.

L’envoi de la newsletter demandée et l’utilisation de Google Analytics reposent sur votre consentement. Vous pouvez le retirer à tout moment, sans remettre en cause les traitements réalisés auparavant.

La mesure d’audience Matomo sert à analyser les contenus consultés et le fonctionnement du site pour le compte de RoomChecking. Elle est mise en œuvre séparément du consentement à Google Analytics, dans le cadre prévu pour la mesure d’audience exemptée. Les obligations légales applicables peuvent également justifier certains traitements.

4. Matomo : mesure d’audience du site

Matomo fonctionne par défaut pour mesurer la consultation des pages et améliorer le site. Le code de mesure ne dépose pas de cookies Matomo et ne transmet ni les paramètres de recherche d’une URL ni son fragment. Le référent est limité à son domaine, et la détection détaillée des caractéristiques du navigateur est désactivée.

Les données sont envoyées à l’instance Matomo utilisée par RoomChecking. Cette mesure est destinée aux statistiques du site, indépendamment de Google Analytics. L’exemption de consentement s’applique à une configuration limitée à la mesure d’audience, excluant notamment le suivi entre sites et les usages publicitaires ; elle ne constitue pas une certification de l’outil par la CNIL.

Vous pouvez vous opposer à cette mesure avec le bouton ci-dessous. Votre opposition est mémorisée sur ce navigateur pendant 180 jours au moyen d’un cookie dédié. Si vous supprimez ce cookie ou utilisez un autre navigateur, vous devrez renouveler votre choix.

5. Cookies et Google Analytics

Le cookie essentiel rc_consent_v1 conserve votre décision concernant Google Analytics pendant 180 jours, que vous acceptiez ou refusiez. Il ne sert pas à mesurer votre navigation. Le cookie rc_matomo_optout conserve, lorsqu’elle est exprimée, votre opposition à Matomo.

Google Analytics 4 est chargé uniquement après votre accord. Il mesure les pages consultées et les interactions sur le site, avec transmission de données de navigation à Google. Les fonctionnalités publicitaires sont désactivées dans l’intégration du site. Les cookies _ga et _ga_* sont configurés avec une durée maximale de 180 jours, sans prolongation automatique par le code du site.

La bannière permet d’accepter, de refuser ou de personnaliser l’utilisation de Google Analytics. Vous pouvez modifier votre choix via « Gérer les cookies » en bas de chaque page. Le refus de Google Analytics n’empêche pas de consulter le site et ne modifie pas votre choix d’opposition à Matomo.

6. Qui reçoit les données ?

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de RoomChecking et aux prestataires intervenant pour les finalités décrites ici, dans la limite de leurs missions. Webflow assure l’hébergement du site et le traitement technique des formulaires qui lui sont confiés. Google reçoit les données de Google Analytics uniquement si vous l’autorisez. La mesure Matomo est transmise à l’instance utilisée par RoomChecking.

Les liens de réservation de démonstration peuvent vous conduire sur Calendly. Les données que vous y saisissez sont alors traitées selon les informations de confidentialité de ce service. Il en va de même lorsque vous quittez le site pour un autre service externe.

Certains prestataires peuvent traiter des données en dehors de l’Espace économique européen. Les garanties applicables à ces transferts, lorsqu’ils ont lieu, doivent être adaptées au prestataire et au traitement concerné. Vous pouvez demander des informations sur les destinataires et les garanties effectivement applicables à contact@roomchecking.com.

7. Combien de temps les données sont-elles conservées ?

Les données de contact sont conservées pendant le traitement de votre demande et le suivi de l’échange. Leur conservation ultérieure dépend de la relation qui en résulte, des obligations légales applicables et des besoins de preuve. Les coordonnées de newsletter sont utilisées jusqu’à votre désinscription ; une information limitée peut être conservée pour respecter une opposition à de nouvelles communications.

Les choix de cookies et d’opposition définis sur ce site sont conservés pendant 180 jours. La durée des cookies ne correspond pas à la durée de conservation des données déjà reçues par les outils de mesure.

Les durées de conservation des journaux techniques, des données Matomo et des données Google Analytics dépendent des réglages des services concernés. Elles doivent rester limitées à leur finalité. Pour la mesure d’audience exemptée, la CNIL recommande une conservation maximale de 25 mois des informations collectées. Vous pouvez obtenir les durées effectivement appliquées en écrivant à contact@roomchecking.com.

8. Comment exercer vos droits ?

Selon votre situation et le traitement concerné, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement ou leur portabilité. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime et retirer votre consentement lorsqu’il est utilisé comme base légale.

Adressez votre demande à contact@roomchecking.com en précisant son objet. Une vérification d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable. Une réponse vous sera apportée dans le délai réglementaire, en principe un mois, avec information en cas de prolongation autorisée.

Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de la CNIL ou de l’autorité de contrôle compétente dans votre pays. Pour les cookies Google Analytics et l’opposition à Matomo, les boutons de cette page vous permettent d’agir directement sur votre navigateur.

9. Sécurité et mises à jour

RoomChecking veille à limiter l’accès aux données aux personnes qui en ont besoin et à adapter les mesures de protection aux risques liés aux traitements. Aucune transmission sur Internet ne peut toutefois être garantie sans risque.

Cette politique peut évoluer avec les services, les outils utilisés ou la réglementation. La version applicable au site est celle publiée sur cette page. Les modifications prennent effet lors de leur publication ; un nouveau consentement sera demandé si l’évolution d’un traitement soumis au consentement le nécessite.