À retenir
- Compter les pièces par taille, référence et état réel.
- Enregistrer les mouvements sans recréer une dotation à chaque lavage.
- Rapprocher les tenues au départ avec des écarts explicitement suivis.
Définir la pièce suivie et son propriétaire
Une « tenue » peut désigner un ensemble ou une seule pièce. Décidez dès le départ de l’unité comptée : veste, pantalon, tunique ou tablier. Associez la référence fournisseur, la taille et le modèle. Deux vêtements visuellement proches ne sont pas nécessairement interchangeables. La gouvernante ou le responsable de service confirme les besoins avec les achats avant d’attribuer une nouvelle référence.
Précisez également si les pièces appartiennent à l’hôtel ou à un prestataire. Les modalités de remplacement et de retour dépendent de l’accord applicable ; elles ne doivent pas être déduites du seul registre. Le suivi des tenues complète l’organisation du service housekeeping, sans devenir un outil de surveillance individuelle ou une procédure de retenue sur salaire.
Tenir deux vues reliées
La vue de stock répond à « que peut-on remettre aujourd’hui ? ». La vue de dotation répond à « quelles pièces restent attribuées ? ». Une pièce attribuée qui part au lavage reste attribuée si elle doit revenir à la même personne. Le mouvement vers la blanchisserie modifie son état logistique, pas son propriétaire opérationnel. Une tenue banalisée suit au contraire le circuit collectif défini par l’hôtel.
| Vue | Champs minimaux | Règle d’utilisation |
|---|---|---|
| Référence | Code article, modèle, taille, propriété | Une définition stable par article |
| Disponibilité | Propre disponible, attribué, entretien, réparation, rebut | Ne pas additionner les états comme des stocks disponibles |
| Dotation | Identifiant interne, date, références et quantités remises | Accès limité aux responsables concernés |
| Mouvement | Date, origine, destination, quantité, motif | Un mouvement documenté par transfert |
| Retour | Quantité reçue, état, écart et suite décidée | Contrôle physique avant réintégration |
Organiser l’attribution et les échanges
Avant l’arrivée d’un collaborateur, le service confirme la fonction et les tailles utiles par le canal prévu. Le magasin prépare les pièces et vérifie leur disponibilité réelle. Lors de la remise, il enregistre la quantité par référence et la date ; la personne réceptionne selon la procédure interne. Les informations médicales ou personnelles sans rapport avec la dotation n’ont pas leur place dans ce registre.
Un échange de taille comporte deux mouvements : retour de l’ancienne pièce et remise de la nouvelle. Si le retour n’est pas immédiat, gardez une ligne ouverte plutôt que de considérer l’échange terminé. Pour une pièce détériorée, distinguez l’observation et la décision : réparation, remplacement ou examen par le fournisseur. Aucun état d’usure ne prouve à lui seul une responsabilité individuelle.
Exemple de rapprochement au départ
Exemple fictif : une collaboratrice dispose de trois tuniques et de deux pantalons. À son départ, deux tuniques et deux pantalons sont restitués ; la troisième tunique est identifiée en blanchisserie. Le registre montre cinq pièces attribuées, quatre reçues et une attendue. Il ne crée pas cinq pièces disponibles dans la réserve.
Le responsable désigne qui récupère la tunique restante et qui vérifie son état. Après retour, les pièces passent par le circuit d’entretien prévu avant de rejoindre le stock disponible. Si la pièce attendue reste introuvable, l’écart est transmis au responsable compétent selon la politique de l’hôtel. Le dossier peut être rapproché avec un écart documenté ; il ne doit pas être maquillé pour obtenir un solde nul.
Contrôler les écarts et renouveler utilement
À une cadence adaptée aux mouvements, comparez le stock physique aux quantités disponibles par taille. Traitez séparément les pièces en blanchisserie, prêtées et promises à une arrivée prochaine. Les décisions d’achat s’appuient sur les tailles réellement manquantes et les dates de retour confirmées, pas sur le total du parc. Une quantité globale correcte peut masquer une rupture dans une taille demandée.
Le registre garde un responsable et une prochaine action pour chaque écart. À la clôture, consignez le résultat du rapprochement et les mouvements correctifs. La CNIL recommande des accès limités. Définissez avec les responsables compétents les accès et la conservation adaptés ; ne diffusez pas la liste nominative complète au blanchisseur lorsque des identifiants suffisent.
Questions fréquentes
Faut-il sérialiser tous les vêtements ?
Le suivi par article, taille et quantité suffit souvent pour des pièces interchangeables. Un identifiant par pièce devient utile si le fournisseur le propose et si l’hôtel doit suivre un parcours individuel.
Comment suivre les renforts temporaires ?
Ouvrez une attribution limitée au besoin, avec un responsable de remise et de retour. Une date de départ connue sert de déclencheur de rapprochement, sans supposer que les pièces ont déjà été récupérées.
