À retenir
- Rapprocher les quantités dans une même unité de comptage.
- Séparer les articles acceptés des articles en attente de décision.
- Conserver un dossier d’écart jusqu’à sa résolution commerciale.
Préparer la réception avant le véhicule
Les achats transmettent au réceptionnaire la commande attendue, les références, les unités et le point de stockage prévu. L’exploitation désigne qui reçoit et qui le remplace en cas d’absence. Le lieu de dépôt doit permettre les contrôles prévus sans désorganiser les circulations. Pour les marchandises lourdes, particulières ou dangereuses, appliquez les dispositions spécifiques du site avec les personnes compétentes.
Cette fiche vise les fournitures non alimentaires courantes. Elle ne remplace pas une procédure de réception alimentaire, chimique ou sanitaire. Le principe est d’éviter qu’une livraison laissée à l’accueil soit considérée comme vérifiée. Si une réception complète est impossible à l’arrivée, identifiez le lot comme restant à contrôler et organisez sa prise en charge.
Comparer des unités réellement identiques
Une commande peut compter des cartons, la réserve des unités et la facture des lots. Notez la conversion vérifiée sur les documents ou l’emballage. N’utilisez pas une ancienne conversion par habitude : le conditionnement peut avoir changé. Le réceptionnaire rapproche la référence exacte, la variante et la quantité, puis signale toute substitution non convenue aux achats.
| Champ de réception | À renseigner | Pourquoi le conserver |
|---|---|---|
| Commande et livraison | Références des deux documents et date | Retrouver l’engagement et l’envoi |
| Article et conditionnement | Code, variante, unités par carton | Comparer sans mélanger les unités |
| Quantité annoncée | Nombre indiqué sur le bon | Identifier l’écart documentaire |
| Quantité reçue | Comptage physique dans l’unité retenue | Constater ce qui est présent |
| Quantité acceptée | Pièces conformes après contrôle prévu | Déterminer le stock utilisable |
| Écart et suite | Manquant, dommage, substitution, contact et action | Suivre la résolution |
Exemple de contrôle avant rangement
Exemple fictif : l’hôtel commande dix cartons de vingt-quatre cintres, soit 240 cintres. Le bon annonce dix cartons ; neuf sont présents. Ils contiennent 216 cintres, dont six visiblement abîmés. La fiche indique donc 24 manquants par rapport à la commande, six reçus à traiter et 210 acceptés. Elle ne mélange pas le manque à la livraison et les pièces endommagées.
Les 210 cintres acceptés rejoignent l’emplacement prévu avec le mouvement de stock correspondant. Les six autres restent identifiés dans l’espace d’attente adapté. Les achats reçoivent le comptage et les preuves utiles. La réponse fournisseur pourra prévoir un complément, un échange ou un avoir : le réceptionnaire consigne le résultat convenu, sans présumer de la solution commerciale.
Décrire les écarts de façon exploitable
Une observation précise vaut mieux qu’une formule vague. Indiquez la référence, la quantité concernée et le défaut visible ; photographiez l’emballage ou l’article si cela aide à comprendre. Référencez les documents disponibles et l’identité professionnelle du réceptionnaire. Évitez de photographier des personnes ou des informations sans rapport avec l’écart. Les réserves et notifications suivent les conditions applicables, vérifiées par les achats.
Une livraison partielle crée une quantité restante attendue ; elle ne clôture pas automatiquement la commande. Si un autre service prélève du matériel avant la fin du contrôle, enregistrez ce transfert pour ne pas le transformer en manquant fournisseur. Les urgences ne suppriment pas la trace : elles justifient un circuit accéléré avec un responsable identifiable.
Clôturer physiquement puis commercialement
GS1 distingue les informations de commande, de réception et de paiement. La clôture physique confirme que chaque article reçu a une destination : stock disponible, retour, attente ou autre traitement approuvé. La clôture commerciale confirme que l’écart a une réponse documentée et que les pièces utiles ont été transmises à la comptabilité. Ces deux états peuvent différer. Un stock rangé peut encore avoir un avoir attendu ou un reliquat non livré.
Le responsable examine les réceptions ouvertes pour vérifier leur prochaine action. Une promesse téléphonique devient une note datée avec le contact et le point à confirmer. Lorsque la solution arrive, rapprochez les quantités et documents avec la réception d’origine. Ce contrôle contribue à une organisation cohérente de l’exploitation hôtelière en donnant aux équipes une version commune de ce qui est utilisable, attendu ou contesté.
Questions fréquentes
Peut-on ranger avant de tout contrôler ?
Si l’organisation l’exige, isolez clairement les lots non vérifiés et empêchez leur confusion avec le stock accepté. Désignez le contrôle restant et son responsable avant tout transfert.
La signature du bon suffit-elle à clôturer ?
La méthode distingue la preuve de dépôt, le contrôle des articles et le règlement des écarts. Les effets des documents signés dépendent des conditions applicables, à vérifier avec les achats plutôt qu’à déduire de cette fiche.
