Inleiding

De huishoudelijke afdeling is de ruggengraat van elk succesvol hotel, resort of horecabedrijf. Ervoor zorgen dat de kamers schoon zijn, de voorzieningen op voorraad zijn en de gasten tevreden zijn, is een monumentale taak. Jarenlang hebben veel hotels vertrouwd op de eerbiedwaardige Excel-spreadsheet om deze complexe activiteiten te beheren. Hoewel Excel een krachtig hulpmiddel is, zijn er beperkingen aan de mogelijkheden op het gebied van real-time updates, eenvoudig delen en automatisering. Vandaag de dag schakelen steeds meer bedrijven over naar gespecialiseerde softwareoplossingen zoals Roomchecking om hun huishoudelijke activiteiten te verbeteren. Wat betekent deze overgang voor een housekeeping team?

Een blik op de oude garde: Excel

Voordelen

• Vertrouwdheid: De meeste mensen zijn bekend met Excel en er is niet veel training voor nodig om aan de slag te gaan.
• Flexibiliteit: Met Excel kun je aangepaste sjablonen maken, waaronder schema's, controlelijsten en inventarislijsten.
• Lage kosten: Het is een relatief goedkope oplossing als je al een Microsoft Office-abonnement hebt.

Nadelen

• Handmatige updates: Alle gegevens moeten handmatig worden bijgewerkt, waardoor het risico op fouten toeneemt.
• Beperkte samenwerking: Hoewel het mogelijk is om Excel-bestanden te delen, is real-time samenwerking beperkt.
• Schaalbaarheid: Naarmate je bedrijf groeit, kan de complexiteit van de Excel-sheets onbeheersbaar worden.

De toekomst in: Software voor kamercontrole

Voordelen

• Real-time updates: De kamerstatus kan in realtime worden bijgewerkt, waardoor betere coördinatie mogelijk is tussen schoonmaak-, receptie- en onderhoudsteams.
• Verhoogde efficiëntie: Automatiseer taken zoals de distributie van opdrachten, kwaliteitscontroles en voorraadbeheer.
• Verbeterde verantwoording: Volg de prestaties van individuele teamleden met behulp van analyses.
• Mobiele toegankelijkheid: Huishoudelijk personeel kan de kamerstatus onderweg bijwerken met behulp van een mobiele app, zonder terug te hoeven keren naar de receptie.

Nadelen

• Initiële training: In tegenstelling tot Excel heeft het personeel training nodig om de software efficiënt te gebruiken.
• Kosten: Gespecialiseerde software gaat vaak gepaard met abonnementskosten, wat een aanzienlijke investering kan zijn.

De overgang

Voorbereiding en training

Overstappen naar een nieuwe software vereist enige initiële installatie en training. Roomchecking biedt vaak gedetailleerde inwerkprocessen om deze overgang te vergemakkelijken. Het is belangrijk dat het management en het housekeeping personeel volledig begrijpen hoe ze het meeste uit de nieuwe software kunnen halen.

Normaal gesproken moeten we dit doen:

• We moeten de gebruikers definiëren
• We moeten een lijst maken van Activa
• We moeten alle kamers, gebouwen, secties en subsecties in kaart brengen.

Houd er rekening mee dat er 1 maand nodig is om de installatie te voltooien.

Directe voordelen

Zodra het systeem operationeel is, kun je direct verbeteringen verwachten in het toewijzen, volgen en afronden van taken. Dit verhoogt de productiviteit van het housekeeping team en resulteert vaak in een aangenamere gastervaring.

Impact op lange termijn

Op de lange termijn kunnen de analysemogelijkheden van Roomchecking inzicht geven in de prestaties van het personeel, het gebruik van de inventaris en de onderhoudsbehoeften van de kamers. Deze gegevens kunnen van onschatbare waarde zijn voor het verbeteren van de operationele efficiëntie en het verlagen van de kosten.

Conclusie

De overgang van Excel naar Roomchecking brengt een initiële investering in tijd en geld met zich mee, maar de voordelen op de lange termijn wegen ruimschoots op tegen de kosten. Verbeterde efficiëntie, verbeterde verantwoording en waardevolle operationele inzichten zijn slechts enkele van de voordelen die gespecialiseerde software met zich meebrengt voor de afdeling housekeeping. Door technologie te omarmen kun je ervoor zorgen dat je housekeeping team goed uitgerust is om aan de eisen van de moderne horeca te voldoen.