HOE TE KIEZEN EEN PMS (EN VOLGENDE JAAR GEEN SPIJT ER VAN)

beeld 250

Voor een hotelier is het kiezen van een PMS kan een van de meest tijdrovende en stressvolle ervaringen ooit zijn. Als je het verkeerde systeem koopt, voel je je over een jaar net die kerel die een mp3-speler van Zune verkoos boven een iPod. De waarheid is dat, met het steeds toenemende aantal bedrijven dat beweert de beste “kant-en-klare oplossing” voor u te zijn, u gemakkelijk verdwaalt en in de war raakt. Laten we, voordat u zelfs maar over uw opties gaat nadenken, teruggaan naar de basis.

Terwijl we RoomChecking in honderden hotels inzetten, komen we soms hotels tegen die spijt hebben van hun beslissing over hun keuze PMS systeem. Gebrek aan integraties of complexe en dure integratieprocessen zijn vaak het eerste probleem dat we tegenkomen. Dus gingen we op pad om een ​​aantal hoteliers te vragen wat ze het liefst wilden zien als ze hun droom konden verwezenlijken PMS systeem vandaag en hier is een samenvatting van hun antwoorden.

Maar eerst: wat is een PMS?

PMS is een afkorting van Property Management System, een software die het beheer van uw vastgoed vergemakkelijkt door gegevens van verschillende operationele afdelingen (huishouding, management, eten en drinken, boekhouding, enz.) samen te voegen en handelingen te automatiseren (facturering, reserveringsbeheer, kamertoewijzing, enz.). .).

Op de top van dat, PMS speelt ook een strategische rol, omdat het cruciale gegevens verzamelt, zoals ADR, RevPar, ophaal- en bezettingsgraad; allemaal informatie die cruciaal is om concurrerend en winstgevend te blijven. Om een ​​anatomische analogie te gebruiken: het is veilig om dat te zeggen PMS is het ‘hart’ van uw hotel en ‘pompt’, net als een menselijk hart, bloed naar alle geïntegreerde oplossingen van derden: channel manager, boekingsengine, CRS, Yield Management-software, POS enzovoort.

Dit diagram geeft u een idee van hoe een PMS systeem sluit aan op de vele andere systemen die hotels nodig hebben.

Is je huidige PMS de juiste oplossing?

Maar hoe kun je weten of je ‘hart’ goed werkt? Veel hotels verdwalen in technische details, terwijl de enige vraag die er toe doet zou moeten zijn: ‘is mijn stroom PMS mijn leven gemakkelijker maken?”. Vaak is het antwoord dat we van hotels krijgen: 'Ik weet het niet', en dat is een beangstigende positie, omdat het een 'nee, dat is niet' is met een 'het is te ingewikkeld om het zelfs maar te begrijpen'. Laten we dus proberen de veelvoorkomende problemen met PMSs.

Integraties: weet het voordat je kiest

Dat is een van de belangrijkste factoren bij het analyseren van uw stroom PMS of denk erover om een ​​nieuwe te kopen. Zeker, het doet zijn werk, en het is niet erg duur, maar het is niet geïntegreerd met uw channel manager, dus uw boekingsafdeling moet elke reservering handmatig beheren, een handeling die niet alleen tijdrovend is, maar ook het risico op menselijke fouten vergroot. En ‘menselijke fouten’ zijn als het om hotels gaat synoniem met ‘overboeking’ en ‘onverkochte kamers’. Eng, nietwaar? Dus als u niet weet waar u moet kijken om uw PMS, begin vanaf hier: maak een lijst van alle derde partijen waarmee u werkt en controleer hoeveel van hen wel en niet kunnen worden geïntegreerd met uw PMS.

“Compatibel” en “geïntegreerd” zijn twee van de woorden die vaker terugkwamen in de interviews die we met hoteliers voerden tijdens het schrijven van dit artikel, dus het lijkt erop dat er veel ontevredenheid over hen bestaat. Van tevoren weten dat ze een groot probleem kunnen zijn als het gaat om het kiezen van een PMS zal u later voor onaangename verrassingen behoeden.

Om een ​​idee te krijgen van de basisintegraties die hotels nodig hebben, illustreert dit diagram van SnapShot dit vrij goed.

Cloud of lokaal?

Als je lang genoeg in deze branche zit, zul je je die onhandige systemen uit de jaren 90 zeker herinneren. Toen allemaal PMS werden fysiek geïnstalleerd op elke afzonderlijke computer die toegang moest hebben tot het systeem, waarbij de gegevens fysiek werden opgeslagen op een of meer servers in het hotel. Dit betekende dat elk mogelijk hardwareprobleem rechtstreeks moest worden beheerd, met weinig tot geen ondersteuning van de PMS. Om nog maar te zwijgen van de kosten die gepaard gaan met het kopen van de hardware, het hebben van back-upservers voor het geval er iets misgaat of gewoon het simpele ongemak waarmee u te maken krijgt als een computer crasht tijdens een drukke uitcheckochtend.

Cloudgebaseerde software wordt daarentegen via internet ingezet en opgeslagen en onderhouden door de PMS zelf. U kunt er vanaf elke computer toegang toe krijgen zonder iets te installeren. De frontofficecomputer krijgt een virus en is onbruikbaar? Geen probleem: je kunt blijven werken op je laptop of je smartphone, zonder dat er gegevens verloren gaan. Server valt uit? PMS zal het afhandelen, en u hoeft zich geen zorgen te maken over de prestaties van uw hardware-infrastructuren. Dat gezegd hebbende, gebruiken veel hotels nog steeds ‘on-premise’ (ook wel ‘servergebaseerd’ of ‘legacy’ genoemd) PMS. Waarom? Verrassend genoeg is het vaak gewoon een kwestie van niet willen omgaan met de stress en angst die de verandering met zich meebrengt. Laten we er eens beter naar kijken.

Omscholing van uw personeel

PMS zijn ingewikkeld, punt. Ze verwerken een grote hoeveelheid gegevens, en zelfs voor de meest gevorderde gebruiker is er enige training nodig om er in te komen. Als je nu een kleine bed & breakfast hebt met vier medewerkers, train ze dan om het nieuwe te gebruiken PMS mag geen moeilijke opgave zijn. Maar als u een pand met 500 kamers, restaurants, vergaderzalen en wellnesscentrum runt, kan dit een nachtmerrie worden als u niet het juiste systeem kiest. De manager van een groep onafhankelijke hotels in San Francisco vertelde ons, toen hij voor dit artikel werd geïnterviewd, dat een van de belangrijkste kenmerken van een PMS is een “eenvoudige, elegante en beknopte gebruikersinterface voor werknemers die per uur werken.” Een andere algemeen directeur uit Tsjechië gebruikte bijna dezelfde woorden: “Gebruiksgemak voor receptionisten, met een geweldige en intuïtieve workflow.” Als je er al een hebt gewijzigd PMS je kent de hoeveelheid stress die deze ervaring met zich meebrengt en als je dat niet doet, beschouw dit artikel dan als een waarschuwing. Om de filosoof William van Ockham te parafraseren: ‘Als je twee even waarschijnlijke oplossingen voor een probleem hebt, kies dan de eenvoudigste’, dat werkt meestal prima als je een oplossing kiest. PMS.

Ben je het beu dat de medewerkers op de werkvloer nooit op de hoogte zijn van het uitchecken?*Probeer RoomChecking nu eens

Wat nu?

Het beantwoorden van de drie hierboven genoemde punten zou u al voldoende informatie moeten geven om uw keuze te maken PMS, maar natuurlijk heeft elk hotel andere en specifieke behoeften, en het is belangrijk dat u een lijst opschrijft met taken die cruciaal zijn voor uw bedrijf en dat uw PMS zou moeten kunnen vervullen. Terwijl we dit schreven spraken we met verschillende hoteliers en kwamen we een aantal interessante (en soms onverwachte) verzoeken tegen.

Prijstransparantie is daar één van: omdat er veel modules en integraties beschikbaar zijn, kun je gemakkelijk verdwalen in de schattingen. Zorg ervoor dat u alle functies begrijpt die worden vermeld in de PMS offerte voordat u koopt.

Rapportage is een andere: een PMS kan elke minuut terabytes aan gegevens integreren, maar als het geen leesbaar en begrijpelijk rapportagesysteem biedt, is het volkomen nutteloos. PMS Providers zijn vaak 'data-freak' en vaak slaan ze graag gegevens op om de enige reden daarvoor, maar om uw bedrijf operationeel en winstgevend te houden, moet u in staat zijn de informatie te extraheren die u nodig heeft, zonder dat u verdwaalt in miljoenen van nutteloze gegevens. Zorg ervoor dat u een paar originele rapporten controleert voordat u uw keuze maakt PMS. Als je je er niet prettig bij voelt, ga dan verder.

Klantenservice is een ander kenmerk dat vaak wordt besproken tijdens onze interviews: begrijpen wat de PMS wel en niet voor u kan doen, wanneer het dit wel kan doen (kies, indien mogelijk, 24/7 ondersteuning, vooral als u een PMS van een provider buiten uw tijdzone) en of en hoeveel het u gaat kosten. Mogelijk moet u later een nieuwe boekingsmodule integreren en wilt u onaangename verrassingen voorkomen verborgen kosten.

Sommige hoteliers noemden het zelfs mobiel in- en uitchecken als functie die ze graag zouden willen hebben, samen met speciale apps voor smartphones om de ervaring van medewerkers en gasten te verbeteren. Afhankelijk van het technologieniveau van uw woning kan dit een leuke toevoeging zijn.

Laatste overweging

Zoals je ziet, kies je voor een PMS is een cruciale beslissing die uw bedrijf zowel in goede als in slechte zin kan (en zal) beïnvloeden. Het is niet iets dat op een oppervlakkige manier kan worden gedaan en, het allerbelangrijkste, zonder dat u over alle informatie beschikt om uw beslissing te baseren. Neem de tijd om kenmerken te vergelijken, vraag om demo's en presentaties en denk altijd na over waar u over vijf jaar met uw hotel wilt staan. Kan de PMS u helpen uw toekomstige doelen te bereiken, of is het slechts een tijdelijke oplossing? En vergeet nooit de enige vraag die ertoe doet: “maakt het uw leven gemakkelijker?”

Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in de volgende artikelen