Wie RoomChecking die Vision großer Resorts unterstützt

Bei der Verwaltung eines großen Ferienvermietungsbetriebs kann die Gewährleistung reibungsloser Haushaltsführung, Instandhaltung und Kostenverfolgung eine enorme Herausforderung darstellen. Im Villatel Orlando Resort, einem Luxus-Villenvermietungsziel für Familien und Gruppen, steht betriebliche Effizienz an erster Stelle. Mit einem Portfolio an einzigartigen Villentypen – von Arcade-Villen mit 6 Schlafzimmern bis hin zu Poolvillen mit 9 Schlafzimmern –, die jeweils eigene, spezifische Reinigungs- und Wartungsanforderungen haben, benötigte Villatel ein robustes System, das komplexe Planungen, Inspektionen, Kostenverfolgung und eine nahtlose Integration mit Finanzsystemen bewältigen kann.

Hier kommt RoomChecking ins Spiel.

Villatel hat die Reinigungs- und Audit-Automatisierungstools von RoomChecking implementiert, um sicherzustellen, dass jede Villa den höchsten Betriebsstandards entspricht. Die Reinigungsabläufe des Resorts sind einzigartig, da jeder Villentyp individuelle Inspektionen und Checklisten erfordert, die je nach Ausstattung des Hauses variieren. Die Arcade-Villen erfordern beispielsweise detaillierte Inspektionen der Spielkonsolen und Unterhaltungssysteme, während die Poolvillen zusätzliche Kontrollen der Poolsauberkeit, der Gerätewartung und der Außenbereiche benötigen. Ein Einheitsansatz würde einfach nicht funktionieren – jeder Villentyp erfordert einen anderen Betriebsablauf.

Eine Einheitslösung passt nicht für alle: Warum Hotelbetriebe maßgeschneiderte Technologie benötigen

Im Gastgewerbe funktionieren keine zwei Immobilien gleich. Ein Resort mit mehreren Gebäuden und Pools läuft anders als ein Stadthotel mit hoher Fluktuation. Ein Villenvermietungsunternehmen steht vor anderen betrieblichen Herausforderungen als ein Hybridhotel für Studentenwohnheime. Doch allzu oft wird von Hotels erwartet, alles über ein Einheitssystem zu verwalten – in der Regel ihr PMS.

Das Problem? PMS sind auf das Buchungsmanagement ausgelegt, nicht auf betriebliche Komplexität. Deshalb gibt es immer noch:

Reinigungen werden auf Papier oder über WhatsApp abgewickelt.
Wartungstickets gehen in gemeinsamen Posteingängen oder WhatsApp-Gruppen verloren.
Housekeeping und Rezeption erraten die Gästepräferenzen, oder das Housekeeping exportiert sie aus dem PMS und druckt sie an die Reinigungskräfte aus.
Teams jonglieren mit mehr als sechs getrennten Systemen, nur um den Tag zu überstehen.
Erschwerend kommt hinzu, dass viele sogenannte „Betriebsplattformen“ nur grundlegende, stark standardisierte Housekeeping- und Wartungsmodule bieten – in der Annahme, dass alle Hotels gleich funktionieren. Sie lassen keinen Raum für die individuellen Arbeitsabläufe, Zeitanforderungen oder Servicemodelle verschiedener Hotels. Hotels sind daher gezwungen, ihre Abläufe an die Software anzupassen – und nicht umgekehrt.

Diese Fragmentierung führt zu Ineffizienzen und Missverständnissen und wirkt sich letztendlich negativ auf die Gästezufriedenheit und Rentabilität aus.

Betriebliche Abläufe erfordern Flexibilität – nicht nur ein System, das Daten erfasst, sondern eines, das sich an Ihre Struktur, Ihre Servicelevel und die tatsächlichen Arbeitsabläufe Ihres Teams anpasst. Ob Automatisierung der Aufgabenzuweisung, Echtzeit-Kostenmanagement, Auslösen von Aktionen basierend auf dem Gästeverhalten oder intelligente Integration in das PMS – die Betriebstechnologie sollte sich Ihrem Hotel anpassen, nicht umgekehrt.

Wir bei RoomChecking setzen auf maßgeschneiderte Betriebsabläufe. Wir arbeiten mit Hotels aller Art zusammen – vom Luxusresort bis zum Hybridmodell – und sorgen für Klarheit, Kontrolle und Konsistenz in der täglichen Arbeit. Denn im Hotelbetrieb gibt es keine Einheitslösung.

Deshalb beginnt das System mit der Konfiguration.

Konfiguration der Unterkunft

Mehrfamilienhaus

Beim Betrieb mehrerer Hotels, aber auch großer Immobilien mit Gebäuden oder Villen, die nahe beieinander liegen, aber vom selben Team geführt werden, ist es ideal, alle Daten in einem System verwalten und erfassen zu können.

Region, Stadt, Zone, Gebäude, Etage, Etagenabschnitt, Zimmer und Unterräume – Beim Betrieb größerer Immobilien oder Apartmentvermietungen, Resorts oder Mehrfamilienhäusern ist es wichtig, die physische Anordnung im digitalen System abzubilden.

Screenshot 12.06.2025, 14:34:11
Screenshot 12.06.2025, 14:33:30
Wie Sie im obigen Bild sehen können, erfordert die Anzahl der Gebäude und Stockwerke innerhalb eines Gebäudes diese spezifische Konfiguration. Wartungsmitarbeiter müssen ihren Gebäuden pro Tag zugewiesen werden (um sicherzustellen, dass sie nicht überall herumlaufen), Reinigungskräfte dürfen nur einem Apartmentgebäude oder einer Villenzone zugewiesen werden, und Betriebs- und Dispositionsmitarbeiter müssen Aufgaben je nach Zone, Gebäude, Villa oder Nebenräumen übersichtlich anzeigen können. Es ist betrieblich unmöglich, dies als einen einzigen Standort mit nur EINER Immobilie zu behandeln. Sie benötigen die Möglichkeit, detaillierter vorzugehen.

Die Immobilie verfügt über mehrere Resorts an verschiedenen Standorten. Das Management benötigt einen Überblick über alle Resorts, gleichzeitig muss aber die Zeit für Außendienstmitarbeiter und andere begrenzt sein, die nur auf zwei Resorts und nicht auf alle oder eins zugreifen dürfen.

Zone Eine Zone ist ein durch die Immobilie definierter Bereich. In einem der von RoomChecking unterstützten Resorts werden beispielsweise verschiedene Gebäude nach Zonen gruppiert, um die tägliche Betriebsproduktivität zu steigern. Vorbeugende Wartungsarbeiten können dann in Clustern nach Zonen geplant werden, was unnötige